Optimiser et automatiser mon Organisme de formation grâce à l’IA et aux outils d’interconnexion
Comment intégrer l’intelligence artificielle et l’automatisation pour gagner en efficacité
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Formation créée le 29/01/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Dans un contexte de digitalisation rapide, les organismes de formation doivent adapter leurs stratégies et leurs pratiques. Cette formation propose d’explorer les différentes manières d’introduire l’IA et l’automatisation au sein de la gestion, de la conception pédagogique, du marketing et de l’administration d’un organisme de formation. À travers des cas pratiques, des outils concrets et des ateliers de mise en situation, vous apprendrez à optimiser vos process, gagner du temps et améliorer l’expérience de vos apprenants.
Objectifs de la formation
- Comprendre les fondamentaux de l’IA : acquérir les bases de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique pour en saisir les enjeux dans le secteur de la formation.
- Identifier les processus automatisables : repérer les tâches répétitives et chronophages au sein de son organisme de formation pour les automatiser.
- Mettre en place des outils d’interconnexion : apprendre à connecter différentes plateformes (LMS, CRM, outils marketing, etc.) pour fluidifier les échanges de données.
- Optimiser l’expérience apprenant : personnaliser les parcours de formation, améliorer le suivi et l’évaluation grâce aux outils d’IA.
- Gérer et piloter la transformation digitale : accompagner le changement, former les équipes et mettre en place une stratégie de déploiement cohérente et pérenne.
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Responsables de centres de formation, dirigeants d’organismes de formation.
- Formateurs souhaitant intégrer l’IA dans leurs pratiques pédagogiques.
- Chefs de projets digitaux, consultants, chefs d’entreprises.
- Toute personne en charge de l’optimisation et de la digitalisation d’un organisme de formation.
Prérequis
- Maîtrise des bases de l’outil informatique et de la bureautique (messagerie, navigation Internet, traitement de texte).
- Notions de base en gestion de projet
- Appétence pour le numérique et la transformation digitale.
- (Remarque : Aucun prérequis en programmation ou en mathématiques avancées n’est nécessaire. Les concepts seront expliqués de manière accessible.)
Contenu de la formation
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Module 1 (10h) : Introduction à l’intelligence artificielle appliquée à la formation
- 1.1. Historique et définitions de l’IA Évolution de l’IA et applications dans divers secteurs Cas d’usage concrets dans le domaine de la formation
- 1.2. Panorama des technologies d’IA et leurs fonctions Algorithmes, machine learning, deep learning Chatbots, analyse sémantique, génération de contenu
- 1.3. Cadre éthique et légal Protection des données, RGPD Éthique de l’IA et responsabilités des organismes de formation
- Activités pédagogiques - Conférences en ligne interactives - Quizz pour évaluer la compréhension des fondamentaux
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Module 2 (7h) : Cartographier les processus d’un organisme de formation
- 2.1. Processus administratifs et financiers Gestion des inscriptions, facturation, relances Suivi qualité (CPF, Qualiopi, autres normes)
- 2.2. Processus pédagogiques Conception des programmes, suivi des formateurs Évaluation des compétences, certification
- 2.3. Processus marketing et commerciaux Prospection, campagne e-mailing, gestion CRM
- Activités pédagogiques - Atelier pratique : création d’une cartographie des processus de son organisme - Échanges de bonnes pratiques entre participants
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Module 3 (7h) : Identifier et prioriser les tâches automatisables
- 3.1. Détection des « pain points » et coûts cachés Analyse du temps passé sur chaque tâche Étude du ROI potentiel de l’automatisation
- 3.2. Outils et méthodes d’automatisation RPA (Robotic Process Automation) Zapier, Integromat/Make, n8n
- 3.3. Choisir la bonne stratégie d’automatisation Priorisation selon le gain de temps et la complexité Exemples de scénarios d’automatisation (relances de paiement, inscription auto, etc.)
- Activités pédagogiques -Mise en situation : réalisation d’un plan d’automatisation rapide (en sous-groupe) -Étude de cas : analyse de scénarios concrets
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Module 4 (10h) : Implémenter l’IA pour optimiser la pédagogie et l’expérience apprenant
- 4.1. Personnalisation des parcours de formation Moteurs de recommandation de contenu Suivi individualisé grâce à l’IA
- 4.2. Évaluation et feedback automatisés Tests en ligne, correction automatique Outils d’analyse du niveau de compétences (Learning Analytics)
- 4.3. Chatbots et assistances virtuelles Accompagnement de l’apprenant 24/7 Outils FAQ dynamiques pour répondre aux questions
- Activités pédagogiques -Démonstration de plateformes LMS intégrant de l’IA -Atelier de création d’un Chatbot simple (outils no-code)
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Module 5 (7h) : Mettre en place des outils d’interconnexion
- 5.1. Connecter son LMS, son CRM et ses outils marketing Principes d’API et de webhooks Automatisations de flux de données (inscriptions, suivi des leads)
- 5.2. Centraliser et analyser les données Tableau de bord de pilotage en temps réel Outils de Business Intelligence (ex. Google Data Studio, Power BI)
- 5.3. Choisir et intégrer la bonne suite d’outils Sélection, comparaison et critères de choix (coût, facilité d’intégration)
- Activités pédagogiques -TP : configuration de scénarios avec un outil d’interconnexion (Zapier/Make) -Étude de cas : retours d’expérience de digitalisation réussie
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Module 6 (7h) : Piloter la transformation digitale et accompagner le changement
- 6.1. Méthodes de conduite du changement Communication interne, implication des équipes Formation des formateurs et personnel administratif
- 6.2. Gestion de projet IA Objectifs, ressources, plannings Gestion des risques et retours sur investissement
- 6.3. Mesurer l’efficacité et la satisfaction KPIs et indicateurs de suivi (taux d’engagement, satisfaction, etc.) Outils d’analyse et reporting
- Activités pédagogiques -Plan d’action individuel : définir sa feuille de route de transformation -Mise en commun et retours entre participants
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Module 7 (7h) : Sécuriser et pérenniser l’automatisation et l’usage de l’IA
- 7.1. Cybersécurité et protection des données Bonnes pratiques de sécurisation des outils cloud Conformité RGPD (données apprenants, etc.)
- 7.2. Maintenabilité et évolutivité des systèmes Gestion des mises à jour, documentation, support technique Scénarios d’évolution de l’écosystème digital
- 7.3. Préparer les évolutions futures de l’IA Veille technologique Anticipation des changements de business model
- Activités pédagogiques -Atelier de rédaction d’un plan de maintenance -Table ronde : les nouvelles tendances de l’IA dans l’éducation
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Module 8 (5h) : Évaluation finale et conclusion
- 8.1. Quiz et exercices de validation des acquis QCM en ligne, études de cas Évaluation pratique (mise en place d’une automatisation simple)
- 8.2. Échanges sur les projets personnels Retours d’expérience, questions/réponses
- 8.3. Conclusion et perspectives Bilan de la formation Perspectives d’évolution et ressources pour aller plus loin
Équipe pédagogique
Mathieu SILIKY - Formateur
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Suivi individuel : chaque participant aura un tableau de bord de progression avec validation de chaque module.
- Classes virtuelles : échanges réguliers en visioconférence pour poser des questions et approfondir certains sujets.
- Quiz et exercices pratiques : validation des acquis à la fin de chaque module.
- Évaluation finale : quiz global et atelier pratique (projet d’automatisation ou de mise en place d’un outil d’IA).
- Attestation de réussite : remise d’une attestation sous réserve de l’assiduité (taux de réalisation > 80%) et de la réussite des évaluations.
Ressources techniques et pédagogiques
- Vidéos pédagogiques (enregistrées et en direct) : présentations dynamiques, démonstrations d’outils.
- Supports de cours (PDF, synthèses, fiches pratiques) : récapitulatifs théoriques et guides pas-à-pas pour la mise en place des outils.
- Plateforme e-learning : accès 24/7 aux modules, quiz en ligne, forums de discussion.
- Outils de pratique : accès à des versions d’essai de logiciels d’interconnexion (Zapier, Make, etc.) et de plateformes d’IA no-code/low-code.
- Études de cas et retours d’expérience : témoignages de responsables de formation ayant mis en place l’IA et l’automatisation.
Qualité et satisfaction
Taux de complétion de la formation : pourcentage de participants finalisant l’ensemble des modules.
Taux de satisfaction : évaluations à chaud et à froid (questionnaires en fin de formation et 3 mois après).
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Délai d'accès
2 semaines
Accessibilité
Accessibilité numérique : Les contenus de formation sont hébergés sur une plateforme en ligne respectant les standards d’accessibilité (sous-titrage des vidéos, documents adaptables).
Accompagnement personnalisé : Possibilité de mettre en place un tutorat renforcé et des sessions en visioconférence avec un formateur-référent.
Adaptation du rythme : Possibilité d’étaler la formation sur une durée plus longue et de moduler les séances en fonction des contraintes médicales ou logistiques.
Supports alternatifs : Mise à disposition des contenus audio, PDF adaptés (taille police, contraste) et sous-titrage systématique pour tous les supports vidéo.
Référent handicap : Un référent est désigné pour évaluer et mettre en place les adaptations nécessaires, en amont et pendant la formation.